Порядок внесення змін до актових записів цивільного стану врегульовано Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» (далі – Закон) та Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.01.2011 № 96/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14.01.2011 за № 55/18793 (далі – Правила).

Відповідно до частин першої, другої статті 22 Закону внесення змін до актового запису цивільного стану проводиться відповідним органом державної реєстрації актів цивільного стану за наявності достатніх підстав.

За наслідками перевірки зібраних документів орган державної реєстрації актів цивільного стану складає обґрунтований висновок про внесення змін до актового запису цивільного стану або про відмову в цьому.

У разі відмови у внесенні змін до актового запису цивільного стану у висновку вказуються причини відмови та зазначається про можливість її оскарження в судовому порядку.

Внесення змін до актового запису цивільного стану проводиться за заявою:

- особи, щодо якої складено актовий запис;

- одного з батьків, опікуна, піклувальника дитини;

- опікуна недієздатної особи;

- спадкоємців померлого;

- представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Зміни до актового запису цивільного стану вносяться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання відповідного актового запису.

Після внесення змін до актового запису цивільного стану заявнику повторно видається свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану.

Водночас зазначаємо, що чинним законодавством не передбачено норм, що забороняють подачу заяви про внесення змін до актового запису цивільного стану через представника. 

Відповідно до статті 126 Сімейного кодексу України (далі – Кодекс), якщо заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін до актового запису про народження, не може бути подана особисто, вона може бути подана через представника або надіслана поштою, за умови її нотаріального засвідчення. Повноваження представника мають бути нотаріально засвідчені.

Місце подання заяви

Згідно з частинами першою, третьою статті 6 Закону прийом і розгляд заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану належить до компетенції відділів державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичних представництв і консульських установ України.

Крім того, подати заяву можна шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України, а також центр надання адміністративних послуг не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про внесення змін.

В умовах воєнного стану, запровадженого в Україні з 24 лютого 2022 року, заява про внесення змін до актового запису цивільного стану подається             до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану, розташованого на підконтрольній українській владі території.

Документи, які потрібно подати

– Заява встановленої форми. Заява повинна бути заповнена розбірливо, у ній мають бути надані вичерпні відповіді на всі запитання. Якщо заявник не володіє державною мовою, заява може бути складена іншою особою в присутності перекладача та підписана заявником, про що на ній робиться відповідний запис.

– Паспорт громадянина України, паспортний документ іноземця або документ, що посвідчує особу без громадянства заявника. У разі подання заяви громадянином України, який постійно проживає за кордоном, пред’являється паспорт громадянина України для виїзду за кордон.

У випадку пред’явлення е-паспорта, е-паспорта для виїзду за кордон, а також отримання їх електронних копій, або окремих даних, що містяться в зазначених електронних копіях, їх перевірка або формування здійснюється відповідно до Порядку формування та перевірки е-паспорта і е-паспорта для виїзду за  кордон, їх електронних копій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.08.2021 № 911.

– Свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану, у якому зазначено неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні.

– Інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

Документи, складені іноземною мовою, подаються для внесення змін до актових записів цивільного стану разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку, які залишаються у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву.

Документи, видані компетентними органами іноземних держав на посвідчення актів цивільного стану, здійснених поза межами України за законами відповідних держав щодо громадян України, іноземців і осіб без громадянства, визнаються дійсними в Україні за наявності легалізації, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Якщо підставою для внесення змін до актових записів цивільного стану, є рішення суду або якщо певне рішення суду є необхідним для внесення змін, внесення змін до актових записів цивільного стану за зверненням заявника проводиться виключно на підставі примірника рішення суду в електронній формі, отриманого у результаті інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром судових рішень та Державним реєстром актів цивільного стану громадян.

У разі подання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану рішення іноземного суду про внесення змін актових записів цивільного стану питання про його виконання вирішується згідно з чинним законодавством України та з урахуванням вимог міжнародних договорів України про надання правової допомоги, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Вищезазначені положення законодавства визначені пунктом 1.5 розділу I Правил.

Особливості подання заяви особою з фізичними порушеннями

Пунктом 1.5 розділу I Правил передбачено, що якщо заявником є людина з фізичними порушеннями, що унеможливлюють власноручне підписання ним заяви, вони можуть подаватися без проставлення таким заявником власного підпису. У такому випадку подання заяви про анулювання відбувається у присутності свідка, залученого відповідним заявником.

Свідком не може бути залучено особу з частковою чи неповною цивільною дієздатністю, з обмеженою цивільною дієздатністю чи недієздатну особу, а також осіб з числа: посадових осіб органу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого звернувся заявник; другого з батьків у всіх випадках, визначених законодавством, пов’язаних із захистом інтересів дитини; другого з наречених; другого з подружжя у разі розірвання шлюбу за заявою подружжя; осіб, які не можуть прочитати або проставити власний підпис на заяві чи актовому записі цивільного стану.

Якщо заявником є особа з порушенням зору, посадовою особою органу державної реєстрації актів цивільного стану вголос зачитується текст заяви про анулювання актових записів цивільного стану .

Особа з порушеннями слуху та/або мовлення під час подання заяви про анулювання може залучати перекладача жестової мови, у тому числі в режимі онлайн.

Свідком, перекладачем жестової мови пред’являється паспорт або паспортний документ.

Про особливості подання таких заяв до відповідної заяви вносяться такі відомості: «Заяву подано у присутності заявника, який є особою з порушенням зору, текст якому зачитано, або свідка/перекладача жестової мови, його прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), реквізити паспорта або паспортного документа», які скріплюються підписом свідка або у разі фізичної присутності перекладача жестової мови.

Строк розгляду

Згідно з пунктом 1.10 розділу I Правил питання про внесення змін до актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

За наявності поважних причин цей строк продовжується з письмового дозволу керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації (за місцем їх подання), але не більше ніж на три місяці.

У разі якщо актові записи цивільного стану, до яких потрібно внести зміни та на підставі яких вирішується питання щодо внесення змін, зберігаються в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, до якого подано відповідну заяву, а також якщо зазначені в заяві відомості або інші подані заявником документи не потребують перевірки, питання про внесення змін до актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує п’ятнадцяти робочих днів.

Дипломатичним представництвом або консульською установою України таке питання розглядається у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви.

Підстави для внесення змін до актових записів цивільного стану

Відповідно до пункту 2.13 розділу ІІ Правил підставами для внесення змін в актові записи цивільного стану є:

- рішення суду про визнання батьківства (материнства), усиновлення (удочеріння), про скасування раніше винесеного рішення суду про визнання батьківства, виключення відомостей про батька (матір) дитини з актового запису про народження, скасування або визнання усиновлення (удочеріння) недійсним, про визнання шлюбу недійсним, установлення неправильності в актовому записі цивільного стану та інші, у яких зазначено про внесення конкретних змін в актові записи цивільного стану;

- постанова адміністративного суду;

-висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану або дипломатичного представництва чи консульської установи України;

- заява про визнання батьківства;

- заява матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника або самої повнолітньої особи щодо внесення відомостей про батька дитини, якщо вони не зазначені в актовому записі про народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України;

- заява дружини або чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища прізвища другого з подружжя згідно із статтею 53 Сімейного кодексу України;

- заява про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків у разі зміни прізвища одного з них та згода дитини, яка досягла семи років, згідно з частиною третьою статті 148 Сімейного кодексу України ;

- заява про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, та згода дитини віком від семи до чотирнадцяти років, якій при державній реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків, згідно з частиною четвертою статті 148 Сімейного кодексу України;

- актовий запис про зміну імені. Цей актовий запис є підставою: для зміни прізвища батьків в актовому записі про народження малолітніх дітей у разі зміни їх прізвища з дотриманням вимог статті 148 Сімейного кодексу України; для зміни імені батька та по батькові дитини в актовому записі про народження малолітньої дитини у разі подання батьками заяви про зміну по батькові дитини;

- актовий запис про шлюб та розірвання шлюбу. Ці актові записи є підставою для зміни прізвищ батьків (одного з них) в актовому записі про народження малолітньої дитини при умові одночасної зміни прізвища дитини;

- рішення органу опіки та піклування, оформлене розпорядженням районної державної адміністрації чи рішенням виконавчого комітету про зміну прізвища малолітньої дитини відповідно до частини п’ятої статті 148 Сімейного кодексу України.

Внесення змін до актових записів цивільного стану можливе також і в інших окремих випадках, якщо це не суперечить чинному законодавству України.

Інформація станом на 25.07.2024

Міністерство юстиції України